הטמעת ERP ON DEMAND בחברת INTERFAX
אודות Interfax
Interfax, אשר נוסדה בשנת 2000, מפתחת ומשווקת שירות שליחת פקס דרך האינטרנט וקבלת פקסים ישירות למייל, ללא צורך בהתקנת מודם, שרת פקס, או קווי טלפון. השימוש בשירות שליחת וקבלת הפקסים של אינטרפקס מאפשר נגישות לפקס מכל מקום ובכל זמן ולשם קבלתו אין צורך בהתקנה תוכנה, או ברכישת חומרה ותחזוקתה.
Interfax פועלת כיום בשוק הגלובלי באמצעות חברות ונציגויות במדינות שונות כגון: יפן, ארצות הברית, אנגליה, סינגפור ועוד.
הצורך העסקי
מציינת רו"ח תמי קידר, מנהלת הכספים ב-Interfax: "בשנים האחרונות חל גידול מהותי בפעילות העסקית של החברה המשווקת את שירותיה לארגונים ואנשים פרטים בארץ ובעולם. בנוסף לחברת האם, הוקמו חברות בנות במספר שווקי יעד מרכזיים".
הפעילות העסקית בחברות השונות התנהלה על בסיס מערכות מידע מקומיות שאומצו על ידי החברות, ללא תיאום בניהן. מוסיפה תמי: "ככל שהפעילות העסקית התרחבה, חשנו בצורך גדל והולך לבקרה של הפעילות העסקית הגלובלית ובכלל זה איחוד הדוחות הכספיים של החברות השונות. מצאנו כי אנו משקיעים שעות רבות ויקרות בעבודה פנימית וחיצונית לשם ביצוע פעילות הבקרה והאיחוד ובנוסף, הנתונים מוצגים באיחור למקבלי ההחלטות".
תהליך הבחירה / מהלך הפרויקט
מוסיפה רו"ח תמי קידר: "בחנו מספר תוכנות בינלאומיות על בסיס מספר מאפיינים: ידידותיות של המערכת, פונקציונאליות ועלות". לאחר מספר מצגות ופגישות עם נציגי החברות מצאנו כי מערכת NetSuite המיוצגת ומשווקת בישראל על ידי NetCloud הנה המערכת המתאימה ביותר לצרכינו".
מאחר ול-Interfax מערכת תפעולית פרי פתוח עצמי, אשר פותחה בהתאם לצרכים ייחודים של החברה, הטמעת NetSuite בוצעה בהיבט הפיננסי וכללה את הנושאים הבאים:
- קליטת מסמכים למערכת החשבונאית
- העברת פקודות יומן ידנית או בממש
- תשלומים לספקים
- תקבולים מלקוחות
- דוח גיול ספקים
- דוחות מע"מ
- ניהול קופות והפקדות לבנק
- דוחות רו"ח ומאזני בוחן
- איחוד דוחות כספיים
מציינת רו"ח תמי קידר: "הופתעתי שלאחר משך הדרכה של מספר שעות, שניתנה על ידי מומחי היישום של NetCloud, החלנו להפעיל בצורה עצמאית את המערכת".
בשלב הראשון הוטמעה במערכת הפעילות החשבונאית של חברת האם, ולאחר מכן הוטמעה במקביל הפעילות הפיננסית של שאר החברות הבנות. משתמש המפתח בכל אחת מהחברות הגיע לישראל לקבלת הדרכה בת מספר שעות, שלאחריה בוצעה הסבת נתונים מהמערכת המקומית והטמעת הפעילות במסגרת NetSuite.
מוסיפה רו"ח תמי קידר: "ברצוני לציין לשבח את מומחי היישום מטעם NetCloud שהיו זמינים וסייעו לנו בהיקף שעות מצומצם להגיע לעצמאות תפעולית של המערכת".
תועלות עסקיות
רו"ח תמי קידר מציינת את התועלות הבאות:
טרם להטמעת המערכת טענו המנהלים שאין להם נתונים, היה צורך לבצע מהלך של איסוף נתונים בהתאם לדרישות מידע שונות ומגוונות. כיום, כשאנו עובדים ב-ON-LINE, המנהלים בוחנים את הנתונים בכל רגע נתון, באופן עצמאי לחלוטין.
רואה החשבון של החברה השקיע שעות רבות בבצוע המרות ואיחוד כרטיסים לשם הצגת דוחות כספים מאוחדים של כלל הקבוצה. לאחר מהלך הטמעת המערכת ניתן לקבל את נתוני האיחוד הכספי של כלל הקבוצה ב"לחיצת כפתור".
המערכת מאפשרת הקמת תקציב ובצוע בקרה תקציבית. עם הטמעת הפונקציונאליות הזאת, נוכל לבחון את הסטטוס של סעיפי התקציב השונים וגם לקבל התראות מהמערכת בהיבטים שונים.
מסכמת רו"ח תמי קידר: "אני מאד מרוצה מההחלטה שלנו לרכוש ולהטמיע את מערכת NetSuite בארגון, אין ספק שמהלך זה הצעיד את הארגון קדימה ומסייע לו במימוש יעדיו העסקיים".
