כיצד להימנע מכישלון בפרויקט ERP
מאת: איל גרייפנר, מנכ"ל משותף בחברת NetCloud
כישלון בהטמעה של מערכת ERP (תכנון משאבים ארגוני) יכול לנבוע מהרבה מאד סיבות שונות ומשונות אך דבר אחד ברור: כישלון הפרויקט הינו כישלונם המשותף של הספק ושל הלקוח. זוהי שותפות אשר לשני הצדדים אחריות מלאה לפרויקט.
להלן רשימת נושאים שארגונים צריכים להביא בחשבון לפני שהם בוחרים מערכת ERP וגם במשך תהליך ההטמעה ועוד זמן רב לאחר מכן. אני בחרתי 13 נקודות חשובות, משום שהטמעת ERP זה בהחלט לא עניין של מזל.
- מחויבות ההנהלה. אם ההנהלה הבכירה לא מכירה במפורש בצורך להטמיע יישום עסקי חדש, יחסר לכם הגיבוי הדרוש לקבלת החלטות קשות הקיימות בהכרח בכל פרויקט מחשוב. מצב כזה יותיר אתכם עם טווח תמרון מוגבל שישתק את הפרויקט. מכאן ועד לכישלון, הדרך קצרה.
- צוות היישום. בעת בחירת הספק המיישם הקפידו לבקש המלצות על צוות היישום. חשוב לזכור שהכל מתחיל ונגמר באנשים ואם אלו אנשים מקצועיים אז סביר להניח שהפרויקט יהיה מוצלח. בקשו מהספק לתת לכם רשימת ממליצים של לקוחות קודמים והתקשרו אליהם. סביר להניח שהם לא יאמרו דברים רעים על הספק, האנשים והמערכת, אבל אם תשאלו את השאלות הנכונות, תוכלו לקבל מושג לגבי כמה מהאתגרים העשויים לעמוד בפניכם כאשר הספק יתחיל להטמיע את התוכנה.
- מערכת תמיכה בהחלטות. מבלי להתחשב בגודל של הארגון או כמה אתם מתכננים להוציא על פיתרון ה-ERP, הקפידו להשתמש במערכת תומכת החלטה. זהו כלי המסייע בקבלת החלטות. אם אינכם יכולים להרשות לעצמכם לרכוש או ליצור מערכת כזו, תוכלו תמיד לנסות ליצור גרסה לא ממוחשבת של מערכת קבלת החלטות לפי המודל של מערכות קיימות.
- ניהול שינויים. אנשים אינם משנים הרגלים בקלות או כשאומרים להם לעשות זאת. ספקים ויועצי חיצוניים יכולים לעזור לכם בניהול השינוי אבל עליכם לזכור שאנשים נוטים ללכת אחרי מנהיג בעל השפעה. אם מנהל הפרויקט ספקן לגבי מערכת ה-ERP שנבחרה, הרי שמשהו היה לא בסדר בתהליך הבחירה והספק יתקשה להילחם בחוסר הנכונות של המשתמשים.
- הסבת נתונים: יש להתייחס להסבת נתונים כאל פרויקט לכל דבר ועניין. יש לקבוע לפרויקט זה אנשי מפתח, לוחות זמנים, תחומי אחריות והכי חשוב, להתחיל את הפרויקט מיד בתחילת היישום. מעבר לכך, וודאו שהספק יכול לייבא נתונים ממערכות ישנות ומבסיסי הנתונים הקודמים שלכם, לרבות קובצי Excel או נתונים ממקורות חיצוניים אחרים. לפני שמתחילים בייבוא הנתונים, כדאי לנצל את ההזדמנות ולמיין ולסדר אותם, להסיר כפילויות או מידע לא שימושי – כל אלה יחסכו לכם הרבה כאבי ראש מאוחר יותר.
- עלויות אמיתיות. כמה עולה באמת להטמיע את מערכת ה-ERP שבחרתם? האם יש עלויות סמויות או נוספות? למשל, האם מערכת ה-ERP תומכת בכל סוגי המדפסות בארגון? סביר להניח שתצטרכו להחליף את המדפסות הישנות שאינן תואמות לדרישות המערכת.
- תהליכים עסקיים: באופן תיאורטי, אתם יודעים טוב מכולם איך החברה שלכם עובדת. ולמרות זאת, לפעמים מי שנמצא בין העצים אינו יודע שהוא בתוך יער. פרויקט הטמעה של מערכת ERP הוא הזדמנות טובה לסקור מחדש את התהליכים העסקיים ולטייב אותם. אין כל טעם למכן תהליכים לא אפקטיביים או לא שימושיים.
- מתודולוגיית ההטמעה: יש לבחון האם לספק היישום קיימת מתודולוגית הטמעה סדורה. הספק צריך להיות מסוגל להציג מסמך המתאר את תהליך ההטמעה לרבות יעדים, אבני דרך, הקצאת משאבים, וכו'. אם הוא אינו יכול לעשות זאת, הוא כנראה עובד בצורה לא מתוכננת.
- ביקורת: בהתאם לגודל הפרויקט, יש לבצע ביקורות פשוטות או מורכבות במהלך ההטמעה. הביקורת צריכה לכלול עמידה ביעדי הפרויקט, עמידה בתקציב הפרויקט, עמידה בלוחות הזמנים של הפרויקט ובכל שלב לעדכן את ועדת ההיגוי של הפרויקט. באופן אידיאלי, יש לתכנן את תהליך הביקורת עם הספק, אבל גם יועצים חיצוניים או מבקרי פרויקטים יכולים להיות מעורבים.
- תמיכה טכנית ותמיכה בלקוחות: האם הספק יכול לספק לכם את רמת התמיכה הדרושה? צוות של חמישה אנשים המטפל במאות לקוחות יזדקק לשבועות תמימים כדי לפתור בעיה. האם הספק יהיה אחראי לביצוע גיבויים סדירים לבסיס הנתונים? האם תקבלו שדרוגים, ואיך הם ישפיעו על שגרת העבודה שלכם?
אם אינכם מאמינים באמונות תפלות ואתם מעורבים בדרך זו או אחרת בתהליך הבחירה וההטמעה של מערכת ה-ERP, אינכם יכולים להרשות לעצמכם להתעלם מנקודות אלו. ללא ספק, יש עוד הרבה מה לומר על נושא זה. אם שכחתי משהו חשוב, אשמח לשמוע מכם.
הכותב הינו מנכ"ל משותף בחברת ITCom, העוסקת במתן שרותי ייעוץ, ליווי והטמעת מערכות מידע בכלל ומערכות CRM ו-ERP בפרט. החברה מתמחה בבניית אסטרטגית מערכות מידע לצורך מימוש האסטרטגיה העסקית של הארגון והטמעת מערכות אלה בפועל.
